Was viele gar nicht auf dem Schirm haben:
M365 sichert nicht automatisch Ihre Mails und Dateien. Es gibt zwar Papierkorb-Funktionalitäten und Versionsverläufe.
Allerdings können Dokumente mit ein paar Klicks dauerhaft aus Onedrive und SharePoint entfernt werden.
Da mittlerweile gerade Rechnungen digital versendet werden, wäre es fatal, wenn der Schriftverkehr oder die Rechnung abhanden kommt.

Microsoft hat bereits vor einiger Zeit die Empfehlung gegeben, hier auf Drittanbieter-Lösungen zu setzen.

Daher stellen wir hier ein paar mögliche Backup-Lösungen vor.
Gleich vorneweg: Diese Liste hat in keinster Weise Anspruch auf Vollständigkeit.

1. CodeTwo Backup for Office 365

CodeTwo ist den meisten durch die Signaturlösungen bekannt. Man hat allerdings vor ein paar Jahren bereits eine Backuplösung geschaffen, die sowohl Mails, als auch SharePoint (und somit OneDrive)-Verzeichnisse sichern kann. Das Programm wird auf einem Windows System installiert und ist innerhalb von wenigen Minuten einsatzbereit. Es wird hier mit lizenzierten Usern gearbeitet.

Pro:

- Kaum Wartungsaufwand, ein Update der Software im Rahmen der allgemeinen Wartung ist schnell erledigt.
- Sehr schnell installiert und in Betrieb genommen
- Die Sicherung läuft da, wo Sie es wollen. Ob im eigenen Rechenzentrum oder bei einem Cloud-Anbieter, bei dem Sie eine Windows-VM anmieten.


Contra:

- Es kann leicht passieren, dass man nicht mehr ausreichend Lizenzen hat. Neue Postfächer werden dann nicht mehr gesichert.
- Die Sicherung der VM muss sichergestellt werden
- Achten Sie darauf, dass Sie die Lizenzkosten für Windows oder die Kosten für die Cloud-VM in die Kaufentscheidung mit einbeziehen.

2. Active Backup for Microsoft 365 auf Synology-NAS-Systemen

Die NAS-Systeme des Herstellers Synology bieten integriert in ihr Betriebssystem die Möglichkeit Sicherungen von M365 zu erstellen. Hierfür muss man lediglich die App aus dem App Store der NAS herunterladen. Man kann über die NAS Mails und SharePoint-Dokumente sichern. Das Ganze funktioniert ab der Serie 16 (Stand: Juni 2024).

Pro:

- Schnelle und einfache Einrichtung
- Wenig Wartungsaufwand, da Updates automatisiert werden können ( Man muss das trotzdem überprüfen!)
- Da die Daten von der NAS-Seite aus herunter geladen werden, kann diese überall, wo diese Internet-Zugriff bekommt, platziert werden.
- Keine Limitierung bzgl. Lizenzen
- initiale Kosten für die NAS und Festplatten, danach fallen lediglich Strom- und evtl. Wartungskosten an.

Contra:

- Synology hat häufiger Sicherheitslücken, die aber recht schnell über Update behoben werden.
- Auch für die NAS sollte ein Backup-Konzept erstellt werden.

3. SaaS-Lösungen

Es gibt diverse verschiedene Anbieter für SaaS-Lösungen im Bereich M365 Backup. Diese unterscheiden sich hauptsächlich bei den Lizenzkosten und im User-Interface. 

Pro:

- einfache Einrichtung
- kalkulierbare Kosten
- Sie müssen sich selbst nicht um die Wartung oder etwaige Backups des Systems kümmern.

Contra:
- die Lizenzkosten sind auf dem ersten Blick höher als bei Lösungen, die Sie selbst betreiben (eventuell bei einer vollen Kostenbetrachtung niedriger).
- Sie haben weniger Einfluss auf die Systeme. Sofern es Störungen in der Infrastruktur des Anbieters gibt, können Sie lediglich warten, bis diese behoben sind und können nicht selbst prüfen, wie das Problem zu lösen ist.

 

Sollten Sie Fragen zu dem Thema haben, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren! Wir helfen Ihnen gerne weiter und unterstützen Sie bei Ihrer Backup-Strategie.